Wat is een journaalpost?

Journaalposten zijn onlosmakelijk verbonden met boekhouden. Er zijn vele verschillende termen die gebruikt worden om een financiële boeking in het grootboek of dagboek aan te geven. Denk bijvoorbeeld aan mutatie, transactie, boeking en journaalpost. Toch zijn er subtiele verschillen. Dus wat zijn journaalposten nu eigenlijk precies?

Een journaalpost is de beschrijving van de mutaties die plaatsvinden aan de debet- en creditzijde van een grootboekrekening bij een financiële boeking. Je zou ook kunnen zeggen dat de financiële boekingen waaruit het grootboek is opgebouwd, worden beschreven door de verschillende journaalposten.

Journaalposten voorbeelden

Een grootboekrekening kent altijd een debet- en creditzijde. Daarom leidt elke boeking tot een mutatie aan zowel de debet- als creditzijde van een grootboekrekening. De mutatie aan zowel de debet- als creditzijde wordt omschreven door een journaalpost. We geven enkele voorbeelden van journaalposten om je een idee te geven hoe deze eruit kunnen zien.

Journaalpost voorbeeld: omzet – verkoop aan een klant

Stel, je hebt een online webshop en je verkoopt een artikel voor € 121 inclusief btw. Deze boeking wil je in je verkoopboek en grootboek journaliseren met de volgende journaalpost:

Debiteuren   121 (Debet)

@ Omzet   100 (Credit)
@ Te betalen omzetbelasting hoog   21 (Credit)

Er vinden in dit voorbeeld 3 mutaties plaats namelijk:

• € 121 op de grootboekrekening “Debiteuren”
• € 100 op de grootboekrekening “Omzet”
• € 21 op de grootboekrekening “Te betalen omzetbelasting hoog”

Voor het opstellen van een journaalpost wordt altijd eerst gedebiteerd en daarna gecrediteerd.

De omzet is in dit voorbeeld nu een financieel feit in de boekhouding. De volgende stap is dat de klant de factuur betaalt.

Journaalpost voorbeeld: debiteuren – betaling van een klant

Bovenstaande klant heeft van je webshop een factuur ontvangen van € 121. Deze klant betaalt de factuur via een overschrijving, waardoor het geld op je zakelijke bankrekening binnen komt. Deze financiële transactie leidt tot de volgende journaalpost in je boekhouding:

Bank   121 (Debet)

@ Debiteuren   121 (Credit)

Je ziet dat dit een relatief eenvoudige journaalpost is. Maar er zijn natuurlijk ook meer complexe journaalposten waarbij meer dan twee mutaties plaatsvinden aan zowel de debet- als creditzijde. Bekijk daarom ook eens het volgende voorbeeld.

Journaalpost voorbeeld: Salarisboeking

Stel je hebt medewerkers in loondienst. Iedere maand moet er dan loon worden betaald. Dit gaat dan in de vorm van een salarisboeking. Een journaalpost voor een salarisboeking bestaat meestal uit twee onderdelen:

1. De loonbetaling en inhoudingen
2. De werkgeverslasten

Als eerste vind je hier de journaalpost voor de loonbetalingen en inhoudingen:

Bruto loon   2.500 (Debet)
Woon-werkvergoeding   75 (Debet)

@ Loonheffing   825 (Credit)
@ Nettoloon   1.750 (Credit)

En vervolgens de journaalpost voor de werkgeverslasten:

WW   50 (Debet)
WAO/WIA   75 (Debet)
ZVW   175 (Debet)
Loonheffing   825 (Debet)
Kosten reservering vakantiegeld   200 (Debet)
Sociale lasten vakantiegeld   40 (Debet)

@ Te betalen aan fiscus   1.125 (Credit)
@ Reservering vakantiegeld   240 (Credit)

Je ziet dat dit al een behoorlijk complexe journaalpost is. Gelukkig bestaat er goede boekhoudsoftware die automatisch deze complexe journaalposten voor je kunnen genereren. Maar het is natuurlijk wel goed dat je het concept van journaalposten boeken snapt.

Journaalposten boekhouding in boekhoudsoftware

Zoals reeds vermeld helpt goede boekhoudsoftware je bij het boeken van journaalposten. Zo worden journaalposten automatisch door het boekhoudpakket gegenereerd wanneer bijvoorbeeld een factuur wordt verstuurd of een betaling wordt gedaan. Dit heeft twee grote voordelen:

1. Het automatisch maken van journaalposten bespaart je tijd
2. En fouten door verkeerde boekingen worden voorkomen

Op deze manier kunnen ook ondernemers die minder verstand hebben van boekhouden zelf de boekhouding doen. Voor complexere journaalposten kan je dan altijd nog je boekhouder of accountant toegang geven tot je administratie om de boeking voor je te laten maken.

En verder kan boekhoudsoftware je ondersteunen als je vaker dezelfde boekingen maakt. Je hoeft dan niet elke keer de journaalpost opnieuw in te voeren. Je kan dan gewoon een bestaande boeking hergebruiken of een sjabloon voor een standaard boeking selecteren. Let op, want niet alle boekhoudprogramma’s zijn hiervoor geschikt.

Om je boekhoudhouding te doen is het belangrijk dat je een goed pakket kiest. De verschillen tussen boekhoudprogramma’s zijn groot en later overstappen is lastig.